Politique de confidentialité

La protection de vos données personnelles et de celles de vos clients est une priorité pour Vitfac. La présente politique décrit quelles données nous collectons lorsque vous utilisez le site vitfac.fr et l'application mobile Vitfac (ensemble, le « Service »), pourquoi, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi Informatique et Libertés.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est : Djamali Ahamada, éditeur du Service à titre personnel (ci-après « Vitfac », « nous »).

Pour toute question relative à vos données personnelles : contact@vitfac.fr.

2. Données que nous collectons

2.1 Données de compte

• Adresse e-mail et mot de passe (stocké sous forme hachée, jamais en clair) ;
• Si vous utilisez « Continuer avec Apple » : l'identifiant fourni par Apple, l'adresse e-mail qu'Apple nous transmet (éventuellement une adresse relais d'Apple) et, si vous acceptez de les partager, vos nom et prénom.

2.2 Données de votre entreprise

• Dénomination, forme juridique, SIREN/SIRET, numéro de TVA intracommunautaire ;
• Adresse, téléphone, logo, coordonnées bancaires (IBAN affiché sur vos factures) ;
• Assurance décennale et médiateur de la consommation, affichés sur vos documents ;
• Paramètres de facturation (taux de TVA, mentions, numérotation).

2.3 Données de vos clients

Lorsque vous créez des fiches clients dans l'application (nom, coordonnées, adresse de chantier, SIRET d'un client professionnel), vous agissez en tant que responsable du traitement de ces données ; Vitfac les héberge et les traite pour votre compte en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, uniquement pour fournir le Service.

2.4 Documents

• Devis, factures, avoirs et leur contenu (prestations, montants, échéances) ;
• Statuts de paiement et historique des relances ;
• Votre bibliothèque de prestations et vos chiffrages privés, qui ne figurent jamais sur les documents envoyés à vos clients ;
• Photos jointes aux documents et aux comptes-rendus ;
• Signatures recueillies (image, nom du signataire, date et heure), sur place ou par lien.

2.5 Dictées (assistance par intelligence artificielle)

Uniquement si vous les utilisez, et après votre autorisation : la première fois que vous ouvrez le devis vocal ou un compte-rendu de chantier, l'application vous demande d'autoriser l'envoi de vos dictées à OpenAI (« Autoriser et continuer » ou « Pas maintenant »). Sans cette autorisation, rien n'est transmis à OpenAI et le reste de Vitfac fonctionne normalement. Votre choix est enregistré sur votre compte (date et version du texte présenté) et vaut sur tous vos téléphones ; vous pouvez le retirer à tout moment dans Réglages › Dictée par IA, avec effet immédiat sur les envois suivants.

• Compte-rendu de chantier : l'enregistrement audio et les photos sont stockés dans votre espace privé, avec le compte-rendu, sa transcription et le texte mis en forme ; ils sont supprimés de nos serveurs lorsque vous supprimez le compte-rendu ou votre compte ;
• Lignes de devis : la dictée, ou la description que vous écrivez à sa place, n'est pas conservée par Vitfac ; seules les lignes que vous ajoutez au devis sont enregistrées. Le fichier audio est effacé de votre téléphone après l'analyse ; en cas d'échec, il y reste le temps de réessayer.

Évitez de dicter des informations personnelles sur vos clients : elles ne sont pas nécessaires.

2.6 Données techniques et d'utilisation

• Journaux techniques (adresse IP, type d'appareil, version de l'application, horodatages), pour la sécurité et le diagnostic ;
• Étapes franchies dans l'application (par exemple premier devis créé), une fois par compte et sans le contenu de vos documents, pour améliorer le parcours et, si vous avez accepté les offres, pour choisir le message adapté (2.7) ;
• À partir de la prochaine version de l'application : date de votre dernière visite dans l'application et fuseau horaire de votre téléphone, pour les communications décrites en 2.7 ;
• E-mail laissé volontairement via le formulaire « Prévenez-moi de la sortie Android » du site.

2.7 Communications de Vitfac

Nous vous envoyons par e-mail (et, à partir de la prochaine version de l'application, par notification sur votre téléphone si vous les autorisez) :

• des messages liés à votre compte et à votre abonnement (bienvenue, abonnement Vitfac Pro, problème de paiement de l'abonnement) ;
• des rappels utiles à votre activité : échéance ou retard d'une facture, devis émis depuis une semaine, brouillon à terminer, aide pour créer votre premier document ;
• des conseils d'utilisation, au plus un par semaine, pour découvrir une fonction de Vitfac que vous n'utilisez pas encore (par exemple la bibliothèque de prestations ou le devis vocal) ;
• des offres et nouveautés de Vitfac, uniquement si vous les avez acceptées, deux par semaine au plus. Créer un compte ne vaut pas acceptation. Si vous les acceptez, le message choisi tient compte de votre utilisation de l'application : brouillon prêt à être émis, consultation de l'offre Vitfac Pro, fin de votre abonnement, absence prolongée. Les abonnés Vitfac Pro ne reçoivent pas d'offre d'abonnement.

Aucun de ces messages n'est envoyé entre 21 h et 8 h (heure de votre téléphone, sinon heure de Paris). Les notifications affichées sur l'écran verrouillé ne contiennent ni montant, ni numéro de document, ni nom de client. Les e-mails peuvent mentionner le numéro et l'échéance du document concerné, jamais son montant ni le nom de votre client. Nous enregistrons, pour chaque message, s'il a été envoyé, délivré ou refusé par votre messagerie, et, pour une notification, si vous l'avez ouverte ; nous ne mesurons pas l'ouverture des e-mails.

Nous ne collectons aucune donnée dite « sensible », nous ne vendons jamais vos données et n'utilisons aucun outil publicitaire.

3. Finalités et bases légales

Finalité	Base légale
Compte, fourniture du Service (devis, factures, relances, fichier clients, signatures, comptes-rendus)	Exécution du contrat (CGU)
Dictées : transcription et mise en forme des comptes-rendus, lignes de devis à valider	Exécution du contrat (fonction utilisée à votre demande), après votre autorisation de l'envoi à OpenAI, révocable dans Réglages
Messages de compte et d'abonnement (2.7)	Exécution du contrat
Rappels d'activité et conseils d'utilisation (2.7)	Intérêt légitime (vous aider à suivre vos documents) ; vous pouvez vous y opposer à tout moment
Offres et nouveautés de Vitfac (2.7)	Consentement, retirable à tout moment
Abonnement et comptabilité de Vitfac	Obligation légale
Sécurité, prévention de la fraude, journaux techniques, mesure du parcours	Intérêt légitime
Information sur le lancement Android (formulaire)	Consentement (retirable à tout moment)
Réponse à vos demandes (support, contact)	Intérêt légitime

4. Hébergement et transferts

Les données du Service (comptes, fiches clients, documents, photos, dictées des comptes-rendus, préférences et historique des communications) sont hébergées par Supabase, sur des serveurs situés dans l'Union européenne (Francfort). Elles sont chiffrées en transit (TLS) et au repos.

Les dictées, et la description écrite du devis vocal, sont transmises à OpenAI le temps de la transcription et de l'analyse, avec, pour un compte-rendu de chantier, le nom du client (pour situer le texte) ; elles peuvent être traitées hors de l'Union européenne. Selon les conditions de l'API d'OpenAI : ces données ne servent pas à entraîner ses modèles ; l'enregistrement envoyé pour la transcription n'est pas conservé ; le texte envoyé pour l'analyse peut être conservé jusqu'à 30 jours dans ses journaux de surveillance des abus, plus longtemps seulement si la loi l'exige. Vitfac demande à OpenAI de ne pas enregistrer ses réponses. Si vous n'utilisez ni la dictée ni la description du devis vocal, ou si vous n'avez pas donné (ou avez retiré) votre autorisation, aucune donnée n'est transmise à OpenAI.

Les autres prestataires cités en section 5 peuvent traiter certaines données hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis : Resend (envoi des e-mails), RevenueCat (abonnement), Stripe (paiement par carte) et Expo (notifications). Les conditions de traitement des données publiées par chacun de ces prestataires, y compris OpenAI et Supabase, font partie des conditions d'utilisation de leurs services et prévoient, pour ces transferts, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ; Resend indique en outre adhérer au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework). Vous pouvez nous demander des précisions sur ces garanties à contact@vitfac.fr.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont accessibles qu'aux personnes qui en ont besoin :

• l'équipe de Vitfac, pour l'exploitation et le support du Service ;
• nos sous-traitants techniques, strictement nécessaires : Supabase (hébergement, Union européenne), OpenAI (dictées), Resend (envoi des e-mails : adresse, contenu du message), Expo (acheminement des notifications : jeton de votre téléphone, titre et texte de la notification), RevenueCat (gestion de l'abonnement), Stripe (paiement de vos factures par carte, si vous l'activez) ;
• Apple et Google (Google Play, pour l'application Android), qui encaissent le paiement de l'abonnement selon leurs propres conditions et politiques de confidentialité ;
• l'annuaire public de l'État (recherche-entreprises.api.gouv.fr), lorsque vous recherchez une entreprise par son SIRET ;
• les autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'exige.

6. Durées de conservation

Données	Durée de conservation
Compte, entreprise, fiches clients, prestations, chiffrages	Durée du compte ; supprimés avec le compte
Devis, factures et avoirs	Durée du compte ; supprimés avec le compte. Vous restez tenu de conserver vos factures : avant de supprimer votre compte, l'application (à partir de la version 1.6.0) vous permet de les télécharger toutes dans un seul PDF, avec ou sans abonnement ; vous pouvez aussi en demander une copie à contact@vitfac.fr avant la suppression
Photos, signatures	Durée du compte ; supprimées avec le document, le compte-rendu ou le compte
Enregistrements et textes des comptes-rendus	Durée du compte ; supprimés avec le compte-rendu ou le compte
Dictée du devis vocal	Non conservée par Vitfac
Préférences, historique des communications et de vos choix (preuve de consentement), jetons des téléphones	Durée du compte ; supprimés avec le compte. Le jeton d'un téléphone est désactivé à la déconnexion ou lorsqu'il n'est plus valide
Étapes du parcours, dernière visite	Durée du compte ; supprimées avec le compte
Journaux techniques	12 mois maximum
E-mail laissé via le formulaire de pré-lancement	Jusqu'au lancement, puis 3 ans maximum sans interaction, ou suppression immédiate sur demande

Les sauvegardes techniques de notre hébergeur sont effacées automatiquement par rotation.

7. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, d'opposition et de limitation (articles 15 à 22 du RGPD), et du droit de retirer votre consentement à tout moment.

• Effacement : la suppression de compte est intégrée à l'application (Réglages › Supprimer mon compte) ; elle efface votre compte, vos données d'entreprise, vos fiches clients, vos devis, factures et avoirs, vos prestations, chiffrages, comptes-rendus, photos, signatures, dictées, préférences et l'historique de vos communications. Pensez à récupérer vos factures avant (section 6). Sans accès à l'application, écrivez à contact@vitfac.fr depuis l'adresse de votre compte, objet « Suppression de compte Vitfac » ; nous traitons la demande sous 30 jours maximum.
• Communications : chaque e-mail de rappel ou d'offre contient un lien « Ne plus recevoir ces e-mails », effectif immédiatement et définitif jusqu'à ce que vous changiez d'avis ; il ne concerne que la catégorie de l'e-mail (par exemple les rappels de devis et factures). Pour recevoir à nouveau une catégorie, écrivez à contact@vitfac.fr. La prochaine version de l'application permettra de régler chaque catégorie, pour les e-mails et les notifications ; les notifications se couperont aussi dans les réglages de votre téléphone. Refuser ces messages n'empêche jamais d'utiliser Vitfac. Les e-mails indispensables à votre compte (confirmation d'adresse, mot de passe, bienvenue) ne se désactivent pas.

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à contact@vitfac.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois. Une pièce justificative d'identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

8. Sécurité

Chiffrement des échanges (TLS) et des données au repos, mots de passe hachés, cloisonnement des données entre comptes, contrôle d'accès strict (console d'administration à double authentification, consultations journalisées), sauvegardes et journalisation des accès.

9. Cookies

Le site vitfac.fr n'utilise aucun cookie de suivi publicitaire et aucun outil de mesure d'audience tiers nécessitant un bandeau de consentement.

9 bis. Mesure d'audience du site vitfac.fr

Pour savoir quelles pages du site sont utiles et quels boutons sont utilisés, le site vitfac.fr compte ses pages vues et certains clics, avec un outil développé par Vitfac et hébergé sur son propre serveur, sans aucun prestataire.

• Ce qui est enregistré : le jour (sans l'heure), le type d'événement (page vue, clic vers l'App Store, clic vers la page de téléchargement, clic sur un bouton, inscription à l'alerte Android), l'adresse de la page du site concernée (sans paramètre), le nom du bouton cliqué, et la catégorie de provenance de la visite (accès direct, navigation interne, Google, autre moteur de recherche, TikTok, Instagram, Facebook ou autre).
• Ce qui n'est pas enregistré : aucun cookie ni identifiant n'est déposé ou lu sur votre appareil ; ni votre adresse IP, ni votre navigateur, ni l'adresse complète de la page d'où vous venez. Ces statistiques ne permettent pas de vous reconnaître, ni de suivre votre navigation d'une page à l'autre ou sur d'autres sites.
• Adresse IP : comme pour toute page web, elle est reçue par notre serveur pour acheminer la requête et limiter les envois abusifs ; elle n'est pas conservée pour ces requêtes de mesure, sauf si une erreur technique du serveur survient : elle figure alors dans son journal d'erreurs, conservé comme les journaux techniques (section 6).
• Un clic n'est pas un téléchargement : un clic vers l'App Store est compté comme un clic. Le site ne sait pas si l'application a ensuite été installée ou si un abonnement a été souscrit.
• Finalité et base légale : mesurer l'audience du site et l'efficacité de ses pages, pour Vitfac seulement (intérêt légitime). Les données ne sont ni cédées ni croisées avec d'autres données.
• Conservation : les statistiques sont regroupées par mois et effacées au bout de 13 mois.

10. Évolution de cette politique

En cas de modification substantielle, les utilisateurs disposant d'un compte en sont informés par e-mail ou dans l'application. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

11. Contact

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données personnelles : contact@vitfac.fr.